Dalla copia commissione all'ordine nel gestionale

Contesto

Paltò è un marchio di abbigliamento. Appartiene a PGN International, che con Paltò e con Replumè vende wholesale a una rete di negozi, in Italia e all’estero, attraverso agenti di zona.

È un mestiere con un calendario rigido e un prodotto fisico. Ogni stagione porta una collezione nuova, che va mostrata ai negozi entro una finestra precisa perché gli ordini arrivino in tempo per la produzione e le consegne. In parallelo corre il riassortimento: quello che un negozio richiede in corso di stagione, sul già prodotto.

Il sistema gestisce molteplici listini di vendita in parallelo, uno per ogni mercato.

Il problema

Vendere wholesale su campionario vuol dire che il prodotto e la persona devono trovarsi nello stesso posto. La collezione viaggia, l’agente la mostra, il negoziante decide guardando e toccando, e l’ordine nasce lì, davanti alla merce.

Il costo di quel modo di lavorare non è mostrare la collezione, che è il mestiere e va fatto. È tutto ciò che viene dopo: un ordine scritto a mano va riletto, ricopiato in gestionale, verificato contro le giacenze e rimandato indietro se qualcosa non torna. Ogni riassortimento in corso di stagione richiede di rifare il giro. E i prezzi giusti per molteplici mercati devono essere in testa a chi compila, oppure su un foglio accanto.

Cosa c’era prima

Quello che sappiamo con certezza è cosa il sistema ha preso il posto di: il campionario fisico come unico modo di far vedere la collezione, e la copia commissione.

Nel wholesale su campionario l’ordine si scrive sulla copia commissione, davanti al cliente. Da lì comincia il giro: il foglio parte per email, per WhatsApp o per fax verso l’ufficio, e qualcuno lo trascrive nel gestionale. È la forma normale di quel lavoro, ed è punto per punto quella che il sistema sostituisce: non solo il blocchetto, ma tutto il percorso che l’ordine faceva dopo.

Cosa abbiamo costruito

Un catalogo digitale che i negozi e gli agenti aprono da soli, e che quando l’ordine è chiuso lo consegna al gestionale senza che nessuno lo ricopi.

Non è arrivato in blocco. Sei anni, e la parte più densa nei primi diciotto mesi.

2020 · Il catalogo. La struttura del prodotto come esiste davvero nell’abbigliamento: marchio, stagione, linea, articolo, e le varianti di colore e taglia sotto lo stesso modello. Ogni articolo con la sua scheda, composizione, vestibilità, guida taglie, e le immagini. Le giacenze seguite per singola combinazione di taglia e colore, che è l’unico livello a cui servono davvero quando un negozio chiede tre pezzi di un colore in due taglie.

Inizio 2021 · Il cuore: l’ordine. Il negozio compone il carrello indicando le quantità taglia per taglia. Alla conferma il sistema fa in un colpo quello che prima era una catena di passaggi: assegna l’ordine all’agente giusto per quel cliente su quel marchio (la relazione è per marchio, non generale: lo stesso negozio può avere agenti diversi su Paltò e su Replumè), applica il listino del mercato di quel cliente, applica lo sconto quantità se le soglie ci sono, calcola l’IVA dove è dovuta, genera la proposta d’ordine e la manda nello stesso momento a tre destinatari, il cliente, l’ufficio commerciale e l’agente. E trasmette l’ordine al gestionale come ordine di vendita, tenendo traccia dell’esito.

Quel documento è la sostituzione diretta della copia commissione: porta i dati del cliente, il periodo di consegna, il metodo di pagamento, le note, e la tabella degli articoli con immagine, codice, colore, quantità per taglia e prezzi. Con la differenza che non lo compila nessuno e non lo ricopia nessuno.

Nello stesso periodo le schermate sono state adattate al tablet, perché è lì che si lavora in showroom e in fiera, non alla scrivania.

2021-2023 · Il resto del giro. Autorizzazioni per marchio e per linea: ogni cliente vede solo quello per cui è abilitato. Le finestre di spedizione stagionali allineate con il gestionale. E la separazione tra ordine stagionale e ordine di magazzino, che è il punto in cui il riassortimento smette di richiedere un giro commerciale: un negozio abilitato ad acquistare dallo stock lo fa da solo, sullo stesso catalogo, quando gli serve.

Per la sede e per gli agenti c’è la vista opposta: cosa si vende di più, per linea e per composizione, quali clienti comprano di più, quanto genera ciascun agente. Un agente vede i propri clienti, l’ufficio vede tutto.

Allo stesso cliente abbiamo affiancato anche il canale di vendita diretta, che oggi gestisce in autonomia.

2026 · Ancora in uso. L’ultimo intervento è del luglio 2026, sei anni dopo il primo, e riguarda esattamente la generazione e l’invio del documento d’ordine. Un sistema che a sei anni di distanza si tocca proprio nel punto in cui viene usato ogni giorno.

Valore

I fatti veri di oggi:

• Due marchi sotto lo stesso catalogo, con agenti assegnati per marchio e non in blocco
• Molteplici mercati con listini distinti gestiti in parallelo, applicati automaticamente in base al cliente
• Giacenze per singola combinazione di taglia e colore, cioè al livello a cui il negozio ordina
• L’ordine confermato arriva nel gestionale come ordine di vendita, con l’esito tracciato: nessuno lo ricopia
• La proposta d’ordine parte da sé a cliente, ufficio e agente nel momento della conferma
• Ordini stagionali e di riassortimento separati, così il riassortimento non richiede un nuovo giro commerciale
• Sei anni di relazione, con l’ultimo intervento nel luglio 2026

Perché questo caso parla a te

Se vendi wholesale a una rete di negozi attraverso agenti, con un catalogo che cambia ogni stagione e un riassortimento che corre in parallelo, la forma del tuo problema è questa: il momento in cui prendi l’ordine e il momento in cui quell’ordine entra nei tuoi sistemi sono due momenti diversi, e in mezzo c’è una persona che ricopia.

Quella persona non sbaglia spesso. Ma ogni volta che sbaglia il costo non è il minuto perso: è una consegna sbagliata a un cliente che stava decidendo se ricomprare.

Non abbiamo costruito un catalogo per il tuo settore. Abbiamo costruito quello di un’azienda che vende abbigliamento a negozi in molteplici mercati, dove chi ordina lo fa guardando le taglie disponibili e l’ordine arriva a destinazione da solo.