Dalla copia commissione all'ordine nel gestionale

Contesto

Paltò è un marchio di abbigliamento. Appartiene a PGN International, che con Paltò e con Replumè vende wholesale a una rete di negozi, in Italia e all’estero, attraverso agenti di zona.

È un mestiere con un calendario rigido, un prodotto fisico e due modi di ordinare. Ogni stagione porta una collezione nuova, che l’agente mostra ai negozi sul campionario entro una finestra precisa perché gli ordini arrivino in tempo per la produzione e le consegne. In parallelo corre il riassortimento.

Il sistema gestisce molteplici listini di vendita in parallelo, uno per ogni mercato.

Il problema

Vendere wholesale su campionario vuol dire che il prodotto e la persona devono trovarsi nello stesso posto. La collezione viaggia, l’agente la mostra, il negoziante decide guardando e toccando, e l’ordine nasce lì, davanti al campionario.

Il costo di quel modo di lavorare non è mostrare la collezione, che è il mestiere e va fatto. È tutto ciò che viene dopo: un ordine scritto a mano va riletto, ricopiato in gestionale e rimandato indietro se qualcosa non torna. Ogni riassortimento in corso di stagione richiede di rifare il giro, partendo da quello che resta in magazzino. E i prezzi giusti per molteplici mercati devono essere in testa a chi compila, oppure su un foglio accanto.

Cosa c’era prima

Sappiamo con certezza che cosa il sistema ha sostituito: il campionario fisico come unico modo di far vedere la collezione, e la copia commissione.

Nel wholesale su campionario l’ordine si scrive sulla copia commissione, davanti al cliente. Da lì comincia il giro: il foglio parte per email, per WhatsApp o per fax verso l’ufficio, e qualcuno lo trascrive nel gestionale. È la forma normale di quel lavoro, ed è punto per punto quella che il sistema sostituisce: non solo il blocchetto, ma tutto il percorso che l’ordine faceva dopo.

Cosa abbiamo costruito

Un catalogo digitale che i negozi e gli agenti aprono da soli, e che quando l’ordine è chiuso lo consegna al gestionale senza che nessuno lo ricopi. Lo stesso showroom virtuale serve entrambi i modi di ordinare.

Non è arrivato in blocco. Sei anni, e la parte più densa nei primi diciotto mesi.

2020 · Il catalogo. La struttura del prodotto come esiste davvero nell’abbigliamento: marchio, stagione, linea, articolo, e per ogni articolo le sue varianti. Ogni articolo con la sua scheda, composizione, vestibilità, guida taglie, e le immagini. Il sistema tratta ogni variante di articolo, cioè ogni combinazione di taglia e colore, come un’unità a sé: è il livello a cui un negozio ordina davvero, quando chiede tre capi di un colore in due taglie.

Settembre 2020 · Il cuore: l’ordine, con le sue due funzioni. Lo showroom tiene aperti due carrelli distinti, uno per il pre-ordine stagionale e uno per il riassortimento, che un cliente abilitato fa da solo sullo stesso catalogo, senza un nuovo giro commerciale.

In tutti e due i casi il negozio indica le quantità taglia per taglia. Alla conferma il sistema fa in un colpo quello che prima era una catena di passaggi: assegna l’ordine all’agente giusto per quel cliente su quel marchio (la relazione è per marchio, non generale: lo stesso negozio può avere agenti diversi su Paltò e su Replumè), applica il listino del mercato di quel cliente, applica lo sconto quantità se le soglie ci sono, calcola l’IVA dove è dovuta, genera la proposta d’ordine e la manda nello stesso momento a tre destinatari, il cliente, l’ufficio commerciale e l’agente. E trasmette l’ordine al gestionale come ordine di vendita, tenendo traccia dell’esito.

Quel documento è la sostituzione diretta della copia commissione: porta i dati del cliente, il periodo di consegna, il metodo di pagamento, le note, e la tabella degli articoli con immagine, codice, colore, quantità per taglia e prezzi. Con la differenza che non lo compila nessuno e non lo ricopia nessuno.

Nello stesso periodo abbiamo reso il catalogo utilizzabile da qualsiasi dispositivo, compreso il tablet che in showroom e in fiera è il principale strumento di lavoro.

2021-2023 · Il resto del giro. Autorizzazioni per marchio e per linea: ogni cliente vede solo quello per cui è abilitato. Le finestre di spedizione stagionali allineate con il gestionale.

Per la sede e per gli agenti c’è la vista opposta: cosa si vende di più, per linea e per composizione, quali clienti comprano di più, quanto genera ciascun agente. Un agente vede i propri clienti, l’ufficio vede tutto.

A Paltò abbiamo affiancato anche il canale di vendita diretta, che oggi gestisce in autonomia.

2026 · Ancora in uso. L’ultimo intervento è del luglio 2026, sei anni dopo il primo, e riguarda esattamente la generazione e l’invio del documento d’ordine. Un sistema che a sei anni di distanza si tocca proprio nel punto in cui viene usato ogni giorno.

Valore

I fatti veri di oggi:

• Due marchi sotto lo stesso catalogo, con agenti assegnati per marchio e non in blocco
• Molteplici mercati con listini distinti gestiti in parallelo, applicati automaticamente in base al cliente
• Ogni variante di articolo gestita a sé, cioè ogni combinazione di taglia e colore: il livello a cui il negozio ordina
• L’ordine confermato arriva nel gestionale come ordine di vendita, con l’esito tracciato: nessuno lo ricopia
• La proposta d’ordine parte da sé a cliente, ufficio e agente nel momento della conferma
• Due funzioni sullo stesso catalogo: il pre-ordine della collezione e il riassortimento, che non richiede un nuovo giro commerciale
• Sei anni di relazione, con l’ultimo intervento nel luglio 2026

Perché questo caso parla a te

Se vendi wholesale a una rete di negozi attraverso agenti, con un catalogo che cambia ogni stagione e un riassortimento che corre in parallelo, la forma del tuo problema è questa: il momento in cui prendi l’ordine e il momento in cui quell’ordine entra nei tuoi sistemi sono due momenti diversi, e in mezzo c’è una persona che ricopia.

Quella persona non sbaglia spesso. Ma ogni volta che sbaglia il costo non è il minuto perso: è una consegna sbagliata a un cliente che stava decidendo se ricomprare.

Non abbiamo costruito un catalogo per il tuo settore. Abbiamo costruito quello di un’azienda che vende abbigliamento a negozi in molteplici mercati, dove chi ordina sceglie taglia e colore di ogni capo e l’ordine arriva a destinazione da solo.